「成功者と本当に成功した人の違いは、本当に成功した人はほとんどすべてにノーと言うことだ」とウォーレン・バフェットはかつて言った。
ここで重要なのは『ほとんど』という言葉だ。
成功するためには、重要なことに集中し、それ以外のほとんどすべてを断ち切ることができる必要がある。言い換えれば、厳格で冷酷な優先順位付けをマスターする必要がある。その方法を見てみよう。
冷酷な優先順位付けとは何か？
冷酷な優先順位付けとは、プロジェクトの期間、1カ月、1四半期など、与えられた期間中に、計画的かつ一貫して集中すべきことを選び、それ以外のことはすべて先送りすることである。
冷酷な優先順位付けは、次のようなことに役立ちます：
- リミット付きだが野心的なSMART目標の達成
- タスク／プロジェクト／スプリントが始まったら、雑念を排除する。
- 特定の目標を達成するための時間とリソースの管理
- アウトプットの質とチーム効率の向上
優先順位付けのように聞こえるが、非情とやることが関係あるのか？これがその答えだ。
| 通常の優先順位付け | 無慈悲な優先順位付け |
|---|---|
| 優先度の高いタスクを、重要度、緊急度、リソースの利用可能性に基づいてスケジューリングする。 | |
| 持つべきタスクと持つことができるタスクも含む | 必要なタスクのみを含む |
| プロジェクトを整理し、プランニングするためのものである。 | |
| タスクを文脈にそって取り込むスペースを提供する | 冷酷な優先順位付けが完了した後に、こっそりタスクを取り込むスペースを提供しない |
通常の優先順位付けと非情な優先順位付けの違い
冷酷な優先順位付けのプロセス
その パレートの原則または80/20の法則 では、成果の80％は20％の努力から生まれるとされている。つまり、価値のある20％に焦点を当て、その分野の仕事を最適化することで、より大きな結果を生み出すことができる。
完全に似ているわけではないが、アジャイル/スクラム/アジャイル/アジャイル/スクラム/アジャイル/アジャイル リーンプロジェクト管理 .
ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを活用し、冷酷なまでに優先順位をつけるプロセスを作る方法を見てみよう。
1.コンテキストを理解する
優先順位付けを決定する前に、タスクに影響を与えるビジネスコンテキスト、目標、利用可能なリソース、リスクなどを理解しましょう。ビジネスの依存関係や複雑さについて学ぶ。効果的に優先順位をつけるには、排除するすべてのものの実質コストと機会コストを知る必要がある。
マインドマップは、これらの情報をまとめるのに最適な方法である。 ClickUpのマインドマップ を使えば、アイデアを分解したり、接続を描いたり、複雑さを調整したり、仕事中のすべてのビューを1枚にまとめたりすることができます。
クリックアップマインドマップで文脈を可視化し、複雑さを調整する。
2.優先度の確認
選択するすべてのリストを作る。
ソフトウェアプロジェクトでは、そのスプリントで仕事する機能、チケット、ユーザーストーリーなどである。営業チームであれば、パイプラインにあるすべてのリードをさまざまなフェーズごとに整理する。どんなに無関係に見えても、このフェーズでは何も見逃さないようにしよう。メモ 競合する優先度 にも優先順位をつけておくと、後でそれらを管理できる。 ClickUpタスク をクリックして、すぐに仕事をするものを特定します。
_ClickUpでタスクの優先度を特定する。
3.オプションを評価する
冷酷な優先順位付けにおいて重要なのは、それぞれの活動が生み出す価値だけである。時には、どの活動がどの程度あなたを目標に向かわせるかを意味することもある。
しかし、これがやっかいなところだ。各活動の価値を、特に他と比較して測定するのは難しいことだ。尺度を作り、それに従うこと。例：マーケティングチームではリードスコアリングを、ソフトウェアチームでは MoSCoWの優先順位付け やKanoモデル、ビジネスリーダーは アイゼンハワーマトリックス .私の仕事に合ったツールを選んでください。
4.厳しい決断を下す
冷酷な優先順位決定への道には、厳しい決断がつきものだ。同僚が深く関わっているプロジェクトだからとか、投資額が多すぎるからなど、感情的な理由で重要度の低いプロジェクトや一度に多くのタスクに取り組むのは魅力的だ。しかし、冷酷な優先順位付けを成功させるには、厳しい決断を下す必要がある。
プロジェクトの最も重要な側面ではなく、並外れた価値を生み出さないものはすべて排除すること。しかし、仕事上のリレーションシップを損なわないようにやるためには、次のポイントに注意しよう。
5.効果的にコミュニケーションをとる
ご覧の通り、冷酷な優先順位付けとは厳しい決断を下すことだ。何らかの形で、これは一部の人を動揺させることになる。それを避ける最善の方法は、積極的かつ共感的にコミュニケーションをとることだ。
誰かの問題の優先順位を下げるのであれば、その人を座らせて理由を説明する。彼らの努力は評価するが、あなたの焦点は合理化されていることを示せ。オブジェクトについて彼らに働きかけ、あなたのビジョンに賛同してもらえるよう努力する。
6.測定と最適化
優先順位付けにどれだけ自信があっても、改善すべき点は常にある。優先順位をつけた期間ごとに
- 冷酷な優先順位付けの結果を、予測した価値という観点から測定する。
- 優先順位を下げたタスクで失われた価値を評価し、正しい選択をしたことを確認する。
使用方法 ClickUpダッシュボード を使えば、プロジェクトの全過程を通じて成果を監視することができます。開発した機能、潰したバグ、収益、利益など、価値があると判断したメトリクスにカスタムウィジェットを設定します。
ClickUp Dashboardsでメトリクスとスコアカードを活用しよう。
この6ステップのプロセスはシンプルに見えますが、困難なタスクでもあります。
GenAIを製品に統合することよりも、データセキュリティ機能を開発することをやること？複雑で価値の高いタスクよりも簡単なタスクをやることの誘惑にどう抗うか？仕事の優先順位が下がる可能性のあるチームからの抵抗にどう対処するか？
私たちは、あなたが安定した地盤を築くためのいくつかの戦略を用意している。
冷酷な優先順位付けを実行するための戦略
非情な優先順位付けの各フェーズでは、いくつかの課題が現れる可能性が高い。そのすべてを先取りし、事前に解決することはできないが、ここではベストプラクティスをいくつか紹介する。
価値に集中する
何かを冷酷に優先順位付けする最大の理由は、それがビジネスに生み出す価値である。この価値とは次のようなものだ：
- 収益の増加（新機能／新商品を開発する場合）
- リスクの排除（データ・セキュリティやコンプライアンスを優先する場合）
- カスタマーエクスペリエンス（UIの再設計やカスタマーサクセスチームのトレーニング時）
- 効率化（プロジェクト管理や自動化のためのツールを導入する場合）
取り組んでいるプロジェクトに応じて、達成したい最大の価値は何かを決める。それを組織の大きな目標と結びつける。そして、それをタスクの優先順位に落とし込む。
例えば、あなたがマーケティングの見出しなら、より幅広い視聴者層を構築する代わりに、より多くの売上を達成するために、ファネルの下のコンバージョン活動を優先するかもしれない。これが目標であれば、短期的には収益に直接的な影響を与えるだろう。
決断力を持つ
オフィスでくつろぎながら決断を下すのは比較的簡単だ。しかし、チームからのオブジェクトや抵抗に直面すると、不要なタスクを優先度リストに追加したくなるかもしれない。それは間違いだ。優先度を設定したら、決めたことを達成するまで断固とした態度で臨もう。
決断を確実にするために
- 文脈を理解するフェーズで、すべてのステークホルダーから意見を得る。
- 冷酷なまでに優先順位をつけることを、事前に十分伝えておく。
- 科学的、データ主導、客観的な評価を行う。
- 職場のゴシップに支配される前に、積極的にコミュニケーションをとる。
- 根拠を説明し、フィードバックを求める
敏捷性を高める
これまで述べてきたように、冷酷な優先順位付けとは、厳しい決断を下すことである。例えば、あなたがプロジェクトの優先順位を決めるオペレーション・マネジャーなら、景気が減速したときに実験的プロジェクトを一時停止することを選ぶかもしれない。
しかし、冷酷な優先順位付けは、静観するための言い訳ではない。状況が劇的に変化したら、素早く適応する必要がある。先ほどの例で言えば、あなたの実験プロジェクトが /AI であった場合、ChatGPT の急速な台頭は、優先度を戦略的に見直す良い理由になるはずだ。
様々な文脈で非情な優先順位付けを活用する
冷酷な優先順位付けは、分野を超えた素晴らしいツールだ。例えば、作家は小説を完了することを優先し、それによって新しいプロジェクトミーティングや社会生活、その他の余暇活動をすべてキャンセルするかもしれない。スポーツ選手なら、オリンピックの数ヶ月前から厳しいトレーニングの練習を優先し、デザート、推薦状、レジャーを排除するかもしれない。営業マンなら ピクルスジャー理論 時間管理のために。
これらすべてのケースにおいて、ただ一つのことに集中する能力は非常に役立つ。では、それをあなたの仕事にどう応用できるか見てみよう。
プロジェクト管理において。
優れたプロジェクト管理とは、正しいものを一貫して提供することである。その追求において プロジェクトの優先順位付け を含む：
- プロジェクトの目標、マイルストーン、それぞれの進捗状況を把握する。
- プロジェクトを目標達成のためのタスクに分解する。
- 依存関係や遅延の可能性の特定
- 脱線を防ぐシステムの構築
ClickUpのような強力なプロジェクト管理ツールは、この点で素晴らしいことをやってくれます。 ClickUp目標 は、特定のタスクの進捗状況に基づいて追跡できる北極星の設定に役立ちます。ガントチャートビューは、依存関係を視覚化し、効果的な目標達成への障害を取り除くのに最適です。 優先度管理 .
クリックアップガントチャートビューを使ってプロジェクトの依存関係を管理する。
さらに？ ClickUp自動化 がすべての仕事を処理し、あなたは次の仕事に集中することができます。 より速く仕事をする方法 優先度について。
アジャイルソフトウェア開発において
優先順位付けは、アジャイルソフトウェア開発の基本的な考え方の1つである。実際、アジャイルの原則の1つは、"やらないことの量を最大化する技術 "である。チームは次のようなものを使う。 アジャイル優先順位付けテクニック を使って、通常2週間続くスプリントごとに何を作るかを決める。
ClickUpの優先度マトリックステンプレート
アジャイルソフトウェア開発プロジェクト管理のために設計されたプラットフォームは、すでに以下の機能を持っている。 優先順位付けツール とテンプレートがある。インスタンス、 ClickUpの優先度マトリックステンプレート を使えば、タスクを2×2のグリッドで整理し、重要度と緊急度を測ることができます。
人事の場合
人材獲得において、庶民的な格言に "地獄のイエスでなければ、地獄のノーだ "というものがある。これは、採用担当者が候補者の適性を完了しなければ、採用すべきではないということだ。要するに、合わないプロフィールは容赦なく排除するのだ。
ほとんどの人事リーダーは、採用すべき鍵役割の優先順位付け、報酬体系の設計、ダイバーシティ・イニシアチブの戦略立案、従業員の苦情処理などに時間を取られている。依頼が舞い込むと、どれも緊急かつ重要なものとして売り込まれる。
優れた人事リーダーは、取り組みに冷酷なまでに優先順位をつけなければならない。報酬の再設計は来期にお願いできますか？それなら、動かそう。パイプラインにある役割に対してリクルーターが不足していますか？パイプラインを淘汰せよ。PRチームはあなたにヴォーグ誌のインタビューを受けてほしいと言っていますか？エンプロイヤーブランディングの成果が大きくない限り、断って他の人を推薦しよう。
優先順位をつけること自体は、どんなに冷酷であっても、個人のタスクである。決断を下すのは個人かチームの仕事だ。最大の課題は、その優先度を実行に移し、軌道に乗せることだ。そこで、ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトウェアが大いに役立ちます。
ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトウェアがどのように優先順位付けを容易にするか？
様々なシナリオにおいて、適切なツールやテンプレートが正しい優先順位の決定に役立つことを見てきました。ここで簡単に振り返ってみましょう。
ClickUpタスク：複雑なプロジェクトを管理しやすいタスクに分解することで、優先順位を決める前に考えるべきことがすべてわかります。
ClickUpタスク優先度：優先度は決まりましたか？ClickUpにタグを付けておけば、誰もが何に集中すべきかを把握できます。
ClickUp目標：冷酷な優先順位付けの第一目標は、目標を達成することです。ClickUp Goalsでタスク完了目標を設定し、進捗をリアルタイムで追跡しましょう。大きな変化に直面していますか？ClickUpを使えば、すべてのプロジェクト情報を指先ひとつで把握でき、機敏に対応できます。 優先順位付けテンプレート :優先順位付けは難しいものです。クリックアップは、アイゼンハワーマトリックスなどの一般的なフレームワークに基づいたテンプレートで、意思決定プロセスを簡素化します。
クリックアップ・ワークロードビュー：多くのことに優先順位をつけたいかもしれませんが、それを実現するためのリソースがなければ意味がありません。ワークロード・ビューを使う ClickUp 作業負荷ビュー をクリックすると、誰が何をやっているのか、誰が利用可能なのか、誰が再配分可能なのかを明確に見ることができる。
ClickUp Workload View_でリソースベースの優先順位付けを簡素化。
非情な優先順位付けの利点と課題
クリアされた優先順位付けは簡単なタスクではない。そもそも優先順位をつけることが難しいだけでなく、その優先順位を実行に移し、一心不乱にその優先順位に集中し続けることも同様に難しい。では、なぜやることなのか？
冷酷な優先順位付けのメリット
- 集中：無慈悲な優先順位付けは、チームが一度に1つの仕事に取り組む力を与え、気が散ることなく、深く、邪魔されることなく集中できるようにします。
- 明確さ：優先順位をつけることで、ビジネスリーダーはチームに対して明確な思考と行動を示し、混乱や圧倒を最小限に抑える。
- コントロール：標準的なやり方は、一度に1～3の目標／活動に優先順位をつけることである。これにより、リーダーは業務をコントロールし、必要に応じて介入することができる。
- ピカピカ光るオブジェクト」症候群を避ける：チームにとって、特に新しい技術や製品から気が散ることを排除するのに役立つ。
- 成功の可能性を高める：冷酷な優先順位付けが価値や投資対効果に集中するため、価値ベースの成果を上げる可能性が高くなる。
- 仕事と生活のバランス：ワークライフバランス：優先度を把握しているチームは、時間をうまく管理でき、ワークライフバランスが向上する。
とはいえ、この手法に課題がないわけではない。
冷酷な優先順位付けの課題
価値の定義：プロジェクト管理、マーケティング、人事などでは、価値の概念を定義することが課題になることがある。これを避けるには、ルーブリックを選択する。各タスクの価値にふさわしいメトリクスは何かをビジネスリーダーと話し合う。
近視眼的：プロジェクト管理者が、2週間先のタスクを優先してしまい、長期的なプロジェクトを頓挫させてしまうことがある。長期目標を念頭に置いて目の前の仕事に優先順位をつけることで、このような事態を避けることができる。
対立回避：優先順位をつけることで周囲を動揺させることを恐れるリーダーは、うっかり間違った決断をしてしまうことがある。決断力を身につけよう。対立を避け、人を喜ばせることを克服するために、コーチを雇うことを検討しましょう。
大きな失敗（もしあれば）：優先順位付けのプロセスに誤りがあり、価値を生み出さないプロジェクトにリソースを投入した場合、その失敗は、賭け金を分散させた場合よりもはるかに大きくなる可能性がある。
慎重に優先順位を決めることで、大きな失敗を避けよう。価値の正しい定義を選ぶ。仲間やビジネスリーダーとそれを検証する。何よりも機敏であること。進捗を追跡し、プラン通りに進まない場合に適応できるように準備する。
もうひとつ、「Not Now」の力を使うことだ。重要度の低いタスクを完全に完了するのではなく、後で決められた時期に延期するのだ。
非情な優先順位付けにおける「Not Now」の力
ウォーレン・バフェットの言葉を文字通り受け止めるなら、チームからのアイデアに「ノー」と言うことに当然不安を感じるだろう。明確な「ノー」は、特にそれが優先度ではないという文脈では、イノベーションを妨げ、従業員の士気に影響を与える可能性がある。
より良い、よりオープンマインドな対応とは、「今はダメだ」と言い、根拠を添えてフォローすることだ。開発者が新機能を追加するアイデアを持ってきたら、「それは今期のロードマップには入っていないので、今は無理です。しかし、第4四半期にもう一度話し合いましょう。"
アイデアを認め、実験を奨励しながらも、価値に基づいて冷酷に優先順位をつけることで、より持続可能な仕事環境を作ることができる。チームメンバーの肉体的、創造的、感情的エネルギーを使って、重要なものを作り上げることができるのだ。
ある意味、プロジェクトを最小化することで、サーバー、データセンター、コンピュートなど、導入する資産を最小化し、よりスリムで効率的なオペレーションを促進することもできる。
ClickUpで冷酷な優先順位付けをマスターしよう
一度にすべての仕事をすると、何も完了しないと言われます。多くの場合、大胆で野心的な目標を達成するには、優先順位を決め、そこから逸脱しないように鋭い集中力を発揮する必要があります。
これは、エネルギーがリミットで、人材がなかなか集まらず、問題解決のイニシアチブが重要な混乱によって頓挫するリスクに常にさらされている知識経済においては特に当てはまる。多くの場合、持てる才能とエネルギーを最大限に生かす唯一の方法は、冷酷なまでの優先順位付けを実践することである。
アイデアをリストアップする。タスクに順位をつける。重要な仕事に取り組む。麦と籾殻を分ける。
ClickUpで価値の高い仕事に優先順位をつけましょう。 ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 .